Elektronické faktury šetří v Dánsku čas i peníze
Faktury totiž nemusíte tisknout, skenovat, razítkovat, ručně podepisovat, ani posílat poštou. Neztrácíte čas přepisováním údajů z faktur do počítače, interní schválení je rychlejší, ubývají chyby a podvody, nemusíte je archivovat ve fyzické podobě pro úřady a není třeba pro ně kupovat šanony a shromažďovat je ve skříních kanceláři.
Tato elektronická fakturace je v Dánsku povinná pro veřejné instituce od škol, nemocnic či obcí až po ministerstva, a to už od roku 2005. V Česku mají veřejné instituce zatím pouze povinnost zpracovávat e-Fakturu, pokud jim ji soukromý sektor zašle.
e-Faktura se vyplatí veřejnému i soukromému sektoru
e-Faktura šetří peníze. Možná i proto, že ji vyvinulo dánské ministerstvo financí a jím zřízená Agentura pro veřejnou správu ve spolupráci se svazem obcí a krajů. Právě tyto organizace chtěly ušetřit na výdajích související s administrativní podporou, aby stát mohl investovat více do činností, které občanům přináší přidanou hodnotu.
Dánské úřady spočítaly, že jim výdaje související s účetnictvím a vyřizováním faktur klesly po zavedení e-Fakturace o 50 procent. Podle expertních odhadů se Dánsku, tedy šestimilionové zemí s 98 obcemi, 54 kraji a 18 ministerstvy, daří šetřit až 150 milionů eur ročně, přičemž čtvrtinu této částky ušetří stát a tři čtvrtiny města a obce. Úspory v přepočtu dosahují částky 3,9 miliardy korun ročně.
e-Faktury si chválí i soukromý sektor. Například obchodní řetězec COOP Denmark uvádí, že v porovnání s předchozím způsobem šetří 40 procent nákladů na zprocesování faktur. Dopravní společnost Leif M.Jensen A/S zase ušetří dokonce až o 80 procent. Firmy oceňují i to, že elektronická fakturace představuje velkou úsporu času a jejich zaměstnanci se mohou zabývat kreativnějšími činnostmi.
Jak e-Faktura funguje?
e-Faktura není papír, ani pdf soubor, ale data ve strukturovaném elektronickém formátu. Namísto emailu s naskenovanou fakturou kolují mezi veřejnými institucemi a firmami rovnou fakturační data, která se umí načíst přímo v interních „účetních“ systémech.
Menší firmy, které žádné elektronické interní systémy nemají, mohou e-Fakturu státu bezplatně vystavit na státním webu pro firmy nebo prostřednictvím NemHandel. Stejně tak existuje řešení pro ty, kteří nepoužívají žádný elektronický systém, který by e-Fakturu rovnou načetl. V takovém případě obdrží jednoduchou fakturu v pdf.
e-Faktury jsou povinné pro fakturaci veřejných institucí, ale lze je používat i pro obchodní styk s jinými společnostmi soukromé sféry.
Spuštění povinné elektronické fakturace bylo kritické
Diplomaticky řečeno první dny a týdny fungování e-Faktury byly poněkud komplikované. Politici byli velmi ambiciózní, chtěli vše provést rychle. V Dánsku měl veřejný sektor na přizpůsobení se změnám méně než šest měsíců. To vedlo k tomu, že nové postupy nestihli všichni zúčastnění vstřebat. Zavládl chaos. Zpracování faktur trvalo podstatně déle kvůli chybovosti a duplikátům v systému. Dánské společnosti si hlasitě stěžovaly na to, že státní instituce neplatily včas. Ministr financí musel zasáhnout a posunout období pro papírové faktury, a to pomohlo. Komplikované začátky však Dánsko překonalo a za elektronickou fakturaci dnes dostává kredit od mezinárodních organizací.
Co by Dánové poradili světu v oblasti zavádění e-Faktur?
Rozhodnutí o zavedení elektronické fakturace by nechali na parlamentu. Dále by určitě doporučili, že se nesmí zapomenout připravit na změny ty, kteří budou s e-Fakturami pracovat. Právě na ně bude největší nápor, a proto se s nimi vyplatí spolupracovat a komunikovat už od začátku, a to dle dopředu vypracovaného podrobného komunikačního plánu. Ten považují za klíčovou součást celého projektu zavádění e-fakturace. A protože Dánové silně věří ve výhody konkurenčního prostředí a chtějí diverzifikovat riziko, tak by doporučili, že si mají soukromé firmy zajišťovat a vybrat interní systémy „po vlastní ose“ (resp. pracovat s interními systémy, na které jsou už zvyklé). A skoro na sto procent by navrhli prodloužit termín pro implementaci.
Lenka Andrýsová
Registr účtů zlevní práci úředníků a zkrátí formuláře a žádosti. Kdo ho prosadí v Česku?
Dánsko patří mezi špičky v oboru digitalizace veřejného sektoru a nabízí nám hodně inspirace. Jedním z prvních řešení, kterým Dánsko digitalizaci veřejného sektoru zahájilo, je registr účtů.
Lenka Andrýsová
Dánská cesta k menší administrativní zátěži
Dánsko má podle Světové banky nejlepší podnikatelské prostředí v Evropě a čtvrté nejlepší na světě. To prakticky znamená, že podnikatelé mohou velmi zadobře vyjít s veřejným sektorem a podnikání jim zjednodušují vstřícné zákony.
Lenka Andrýsová
Tajemství úspěchu dánského e-governmentu
Dánsko je opět podle OSN jedničkou v e-governmentu. Vyniká v tom, jak umožnuje svým občanům vyřizovat veřejnoprávní povinnosti online, ale také v tom, kolik procent Dánů těchto online služeb využívá.
Lenka Andrýsová
Proč teď Lotyšsko roste a proč se politici nemusí bát úspor
Lotyšsko. Země, kde se Škoda Octavie stala autem roku. Země, v jejímž hlavním městě jezdí české tramvaje. Země, kterou v roce 2008 otřásla pořádná krize. A to tak velká, že si s ní neporadilo Lotyšsko samo a muselo si vypůjčit 7,5
Lenka Andrýsová
Proč v EU najdeme málo Billů Gatesů, nebo Marků Zuckerbergů
V EU najdeme hodně uživatelů Microsoftu, Twitteru nebo Facebooku, či Applu. Jenže žádná z těchto firem nepochází z Evropy. Bill Gates, Paul Alles, Mark Zuckerberg, Jack Dorsey, Steve Jobs, Steve Wozniak... všichni jsou z USA. V čem je problém? Proč se Evropa nemůže pochlubit svým Silicon Valley?
Další články autora |
Studentky rozrušila přednáška psycholožky, tři dívky skončily v nemocnici
Na kutnohorské střední škole zasahovali záchranáři kvůli skupině rozrušených studentek. Dívky...
Tři roky vězení. Soud Ferimu potvrdil trest za znásilnění, odvolání zamítl
Městský soud v Praze potvrdil tříletý trest bývalému poslanci Dominiku Ferimu. Za znásilnění a...
Takhle se mě dotýkal jen gynekolog. Fanynky PSG si stěžují na obtěžování
Mnoho žen si po úterním fotbalovém utkání mezi PSG a Barcelonou postěžovalo na obtěžování ze strany...
Školu neznaly, myly se v potoce. Živořící děti v Hluboké vysvobodili až strážníci
Otřesný případ odhalili strážníci z Hluboké nad Vltavou na Českobudějovicku. Při jedné z kontrol...
Rusové hlásí průlom fronty. Ukrajinská minela jim přihrála klíčové město
Premium Jako „den průlomů“ oslavují ruští vojenští blogeři pondělní události na doněcké frontě, kde se...
Vyšetřování výbuchu ve Vrběticích bylo extrémně rozsáhlé a náročné, řekl Rakušan
Přímý přenos „Je prokázáno, že oba výbuchy provedli příslušníci ruské zpravodajské služby GRU. Jejich motivem...
Neodstoupím, řekl Sánchez po kauze manželky. Zlepšeme politickou kulturu, vyzval
Španělský premiér Pedro Sánchez oznámil, že demisi nepodá. Zvažoval ji s ohledem na kauzu, v níž je...
Za výbuchy ve Vrběticích stojí Rusko. NCOZ kvůli nespolupráci kauzu odložila
Kriminalisté z Národní centrály proti organizovanému zločinu (NCOZ) odložili případ výbuchů skladů...
Většina práv jako u manželů a přiosvojení dětí. Pavel podepsal zákon o svazcích LGBT+
Stejnopohlavní páry budou moci od příštího roku uzavírat partnerství s většinou práv, jaká mají v...